- KSIP nie jest tym samym co Krajowy Rejestr Karny; zatarcie skazania nie usuwa automatycznie danych z policyjnych baz.
- Komendant Główny Policji jest administratorem danych przetwarzanych w KSIP, dlatego wniosek o usunięcie, sprostowanie albo ograniczenie przetwarzania warto kierować właśnie do niego.
- Policja może przechowywać dane tylko przez okres niezbędny do realizacji ustawowych zadań, a zbędne dane powinny być usuwane po weryfikacji.
- Do wniosku warto dołączyć dokumenty potwierdzające zakończenie sprawy, zatarcie skazania, uniewinnienie, umorzenie albo błędność danych.
- W razie odmowy lub braku reakcji można skorzystać ze skargi do Prezesa UODO, a następnie z kontroli sądu administracyjnego.
Potoczna „kartoteka policyjna” to najczęściej dane przetwarzane w Krajowym Systemie Informacyjnym Policji, czyli KSIP. Nie jest to publiczny rejestr skazanych i nie działa tak samo jak Krajowy Rejestr Karny. Z tego powodu osoba, której skazanie uległo zatarciu, może otrzymać zaświadczenie z KRK jako osoba niekarana, a mimo to określone informacje mogą nadal znajdować się w policyjnych zbiorach danych.
KSIP a Krajowy Rejestr Karny – dlaczego to nie to samo?
Krajowy Rejestr Karny służy przede wszystkim wykazywaniu prawomocnych skazań i innych rozstrzygnięć przewidzianych w ustawie o KRK. Po zatarciu skazania wpis w KRK powinien zostać usunięty, a skazanie uważa się za niebyłe. KSIP ma inny cel: jest systemem policyjnym związanym z realizacją ustawowych zadań Policji, w tym zapobieganiem przestępczości, wykrywaniem czynów zabronionych, prowadzeniem czynności i identyfikacją osób.
W praktyce oznacza to, że odpowiedź na pytanie „po jakim czasie czyści się kartoteka policyjna?” brzmi: nie ma jednego automatycznego terminu dla każdej sprawy. Dane powinny być usunięte wtedy, gdy stały się zbędne dla celów, dla których je zgromadzono, albo gdy są nieprawidłowe i nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania.
Masz problem prawny podobny do opisanego w artykule?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 1 godziny • Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Kto decyduje o usunięciu danych z KSIP?
Zgodnie z ustawą o Policji Komendant Główny Policji prowadzi KSIP i jest administratorem danych osobowych przetwarzanych w tym systemie. Wniosek o usunięcie danych, ich sprostowanie, uaktualnienie albo ograniczenie przetwarzania najlepiej kierować do Komendanta Głównego Policji. Można go złożyć również za pośrednictwem właściwej jednostki Policji, ale w piśmie warto jasno wskazać, że żądanie dotyczy danych przetwarzanych w KSIP.
We wniosku należy podać dane pozwalające zidentyfikować osobę, której sprawa dotyczy, opisać zdarzenie lub postępowanie, wskazać przybliżoną datę sprawy oraz jasno sformułować żądanie. Może to być na przykład żądanie usunięcia danych jako zbędnych, żądanie sprostowania danych nieprawidłowych albo żądanie ograniczenia ich przetwarzania na czas wyjaśnienia sprawy.
Czy zatarcie skazania wystarczy do wykreślenia danych z policyjnej kartoteki?
Samo zatarcie skazania nie powoduje automatycznego wykreślenia danych z KSIP. Jest jednak bardzo ważnym argumentem. Skoro skazanie w KRK zostało usunięte i dana osoba w świetle prawa jest traktowana jak niekarana, Policja powinna ocenić, czy dalsze przetwarzanie informacji w KSIP nadal jest niezbędne i proporcjonalne.
Usunięcie danych z KSIP nie zastępuje wykonania kar i należności wynikających z wyroku. Jeżeli problem dotyczy trwałej niemożności zapłaty, osobno ocenia się umorzenie grzywny lub kosztów sądowych; takie rozstrzygnięcie nie powoduje jednak automatycznego wykreślenia danych policyjnych.
Do wniosku warto dołączyć aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego, z której wynika brak karalności, odpis orzeczenia albo dokument potwierdzający zakończenie sprawy. Jeżeli skazanie nie zostało jeszcze zatarte, przed złożeniem wniosku do Policji warto sprawdzić, czy możliwe jest wcześniejsze zatarcie wpisu w KRK. Przy ocenie dokumentów pomocne może być także ustalenie, co zawiera zaświadczenie z KRK.
Przedawnienie karalności konkretnego czynu i usunięcie danych z KSIP to odrębne zagadnienia. Ponieważ terminy zależą od kwalifikacji prawnej, osobno trzeba oceniać m.in. przedawnienie groźby karalnej, przedawnienie znęcania się nad rodziną oraz przedawnienie alimentów w prawie karnym.
Odrębnie należy też analizować skutki zatarcia przy szczególnych wymogach zatrudnienia. Opisuje to poradnik „zatarcie skazania a praca z dziećmi”, ponieważ zakres sprawdzeń pracodawcy nie wynika wyłącznie z tego, czy dane nadal znajdują się w KSIP.
Jak długo Policja może przechowywać dane w KSIP?
Aktualne przepisy ustawy o Policji wskazują, że dane osobowe zgromadzone w KSIP w celu realizacji ustawowych zadań Policji są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji tych zadań. Organy Policji powinny weryfikować dane po zakończeniu sprawy, w ramach której zostały wprowadzone, a także nie rzadziej niż co 10 lat od dnia uzyskania lub pobrania informacji, usuwając dane zbędne.
Ten termin nie oznacza jednak, że każda informacja znika dokładnie po 10 latach. Jest to termin weryfikacji, a nie automatycznego wyczyszczenia kartoteki. W konkretnej sprawie trzeba zbadać, czy cel dalszego przetwarzania nadal istnieje, czy dane są aktualne, czy są adekwatne do celu oraz czy ich przechowywanie nie jest nadmierne.
Co zrobić, gdy dane w KSIP są błędne?
Jeżeli problem polega na błędzie, na przykład nieprawidłowym numerze PESEL, pomyleniu osoby, nieaktualnym statusie poszukiwania albo nieprawdziwej informacji o czynnościach, należy żądać sprostowania lub uaktualnienia danych. W piśmie trzeba wskazać, na czym polega błąd, oraz dołączyć dokumenty, które go potwierdzają.
W sprawach dotyczących błędnych wpisów szczególnie ważne jest szybkie działanie, bo nieprawidłowe dane mogą wpływać na kontrole, rekrutację do służb, postępowania administracyjne albo przekraczanie granicy. W podobnych sytuacjach pomocne może być omówienie, jak wygląda sprostowanie błędnych danych w rejestrze.
Jak napisać wniosek o usunięcie danych z KSIP?
Wniosek powinien być konkretny i oparty na dokumentach. Warto w nim zawrzeć:
- imię, nazwisko, PESEL, adres do korespondencji i dane kontaktowe;
- wskazanie, że żądanie dotyczy danych przetwarzanych w KSIP;
- opis sprawy, której wpis może dotyczyć, wraz z datą, sygnaturą albo nazwą jednostki Policji, jeśli są znane;
- żądanie usunięcia danych, ewentualnie ich sprostowania, uaktualnienia albo ograniczenia przetwarzania;
- uzasadnienie, dlaczego dane są zbędne, nieaktualne, nieprawidłowe albo nadmierne;
- załączniki, na przykład informację z KRK, odpis wyroku, postanowienie o umorzeniu, uniewinnieniu, dokument o zatarciu skazania albo inne dowody.
Nie warto ograniczać się do jednego zdania, że „sprawa była dawno”. Lepiej wykazać, że od zakończenia postępowania minął znaczny czas, osoba nie była ponownie karana, sprawa była incydentalna albo zakończyła się rozstrzygnięciem, które przemawia przeciwko dalszemu przetwarzaniu danych.
Co zrobić, gdy Policja odmówi usunięcia danych?
Odmowa nie zawsze kończy sprawę. Administrator powinien poinformować osobę, której dane dotyczą, o odmowie sprostowania lub usunięcia danych i pouczyć o przysługujących środkach prawnych. Jeżeli dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, można złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Rozstrzygnięcie organu nadzorczego może następnie podlegać kontroli sądu administracyjnego.
Warto pamiętać, że sprawy dotyczące KSIP są oceniane indywidualnie. Inaczej może zostać potraktowany wpis dotyczący wielokrotnej poważnej przestępczości, a inaczej dawny incydent zakończony umorzeniem, uniewinnieniem albo zatarciem skazania, po którym przez wiele lat nie było żadnych nowych spraw.
Znaczenie wyroku TSUE i aktualnej praktyki
W aktualnej praktyce duże znaczenie ma zasada niezbędności i proporcjonalności przetwarzania danych. Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie C-118/22 podkreślił, że policyjne przechowywanie danych, zwłaszcza biometrycznych i dotyczących skazań, nie może być bezterminowe bez realnej weryfikacji, czy nadal jest potrzebne. Prezes UODO wskazywał również, że przepisy dotyczące KSIP wymagają jasnych zasad przeglądu, usuwania i ograniczania przetwarzania danych.
Dla osoby składającej wniosek oznacza to, że warto powołać się na brak dalszej niezbędności przetwarzania danych, a nie tylko na samo zatarcie skazania. Dobrze przygotowany wniosek powinien pokazywać, dlaczego dalsze przechowywanie informacji w policyjnym systemie nie jest już potrzebne do realizacji zadań Policji.
Przykłady
Poniższe przykłady pokazują, jak różnie mogą wyglądać sprawy dotyczące danych w KSIP. Każdy przypadek wymaga jednak osobnej oceny dokumentów i celu dalszego przetwarzania danych.
Pan Zbigniew został skazany wiele lat temu na karę z warunkowym zawieszeniem jej wykonania. Skazanie uległo zatarciu, a aktualna informacja z KRK wskazuje, że nie figuruje jako osoba karana. Mimo to przy rekrutacji do pracy w służbach pojawiła się informacja, że w policyjnych systemach nadal występuje dawny wpis. Pan Zbigniew może złożyć do Komendanta Głównego Policji wniosek o usunięcie danych jako zbędnych, dołączając informację z KRK i wskazując, że od wielu lat nie toczyły się wobec niego nowe postępowania.
Pani Agnieszka była podejrzana w sprawie, która zakończyła się prawomocnym umorzeniem. Po kilku latach dowiedziała się, że informacja o czynnościach nadal jest wykorzystywana w policyjnej bazie. W jej wniosku kluczowe będzie przedstawienie postanowienia o umorzeniu, opisanie upływu czasu oraz wykazanie, że dalsze przetwarzanie danych nie jest już konieczne dla celów wykrywczych ani prewencyjnych.
Pan Tomasz zauważył, że w policyjnym systemie błędnie przypisano mu dane innej osoby o podobnym imieniu i nazwisku. W takiej sytuacji właściwym żądaniem będzie przede wszystkim sprostowanie danych, a nie samo usunięcie wpisu. Do pisma powinien dołączyć dokumenty potwierdzające tożsamość i wskazać, które informacje są nieprawidłowe.
FAQ
Czy kartoteka policyjna czyści się automatycznie po zatarciu skazania?
Nie zawsze. Zatarcie skazania usuwa wpis z KRK i powoduje, że skazanie uważa się za niebyłe, ale dane w KSIP nie znikają automatycznie tylko z tego powodu. Można jednak żądać ich usunięcia, jeśli dalsze przetwarzanie nie jest już niezbędne.
Czy po 10 latach dane z KSIP muszą zostać usunięte?
Nie jest to automatyczny termin kasowania każdego wpisu. Przepisy przewidują weryfikację danych po zakończeniu sprawy oraz nie rzadziej niż co 10 lat od uzyskania lub pobrania informacji. Po takiej weryfikacji powinny zostać usunięte dane zbędne.
Do kogo złożyć wniosek o usunięcie danych z KSIP?
Najbezpieczniej skierować wniosek do Komendanta Głównego Policji jako administratora danych w KSIP. Można go też złożyć za pośrednictwem właściwej jednostki Policji, ale trzeba jasno wskazać, że chodzi o dane przetwarzane w KSIP.
Jakie dokumenty dołączyć do wniosku?
Warto dołączyć aktualną informację z KRK, odpis wyroku, postanowienie o umorzeniu, dokument potwierdzający uniewinnienie, zatarcie skazania albo dowody wskazujące, że dane są błędne lub nieaktualne. Im lepiej udokumentowana sprawa, tym większa szansa na merytoryczne rozpoznanie wniosku.
Czy można sprawdzić, jakie dane są w KSIP?
Można wystąpić o informacje dotyczące przetwarzania danych, ale w sprawach policyjnych dostęp do pełnej treści danych może być ograniczony ze względu na cele postępowań, bezpieczeństwo lub ochronę czynności operacyjnych. Nawet przy ograniczonym dostępie można żądać sprostowania, usunięcia albo ograniczenia przetwarzania, jeśli istnieją do tego podstawy.
Podsumowanie
Nie istnieje prosta zasada, że policyjna kartoteka czyści się po określonej liczbie lat. KSIP działa odrębnie od Krajowego Rejestru Karnego, dlatego zatarcie skazania nie zawsze powoduje automatyczne usunięcie danych z policyjnego systemu. Dane powinny być jednak przechowywane tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji zadań Policji, a zbędne, nieaktualne lub błędne informacje powinny zostać usunięte albo sprostowane.
Najważniejsze w praktyce jest przygotowanie konkretnego, udokumentowanego wniosku. Warto wykazać zakończenie sprawy, upływ czasu, zatarcie skazania, brak nowych postępowań oraz brak potrzeby dalszego przetwarzania danych. W przypadku odmowy można korzystać ze środków ochrony danych osobowych, w tym skargi do Prezesa UODO.
Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie?
Opisz swoją sprawę prawnikowi ›Wycena zwykle w ciągu 1 godziny
Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje
Źródła
- Ustawa z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji – w szczególności art. 20 i art. 21nb.
- Ustawa z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości – w szczególności art. 22, art. 24 i art. 31.
- Stanowisko Prezesa UODO po wyroku TSUE C-118/22 dotyczące KSIP.
- Informacja UODO: Krajowy System Informacyjny Policji wymaga zmian.
