Kto zabezpiecza dowody z monitoringu?

Czy policja może żądać nagrania z monitoringu?

Tak, jeżeli nagranie może mieć znaczenie dla prowadzonej sprawy. Zgodnie z art. 217 § 1 i 2 Kodeksu postępowania karnego rzeczy mogące stanowić dowód w sprawie należy wydać na żądanie sądu lub prokuratora, a w wypadkach niecierpiących zwłoki także na żądanie policji albo innego uprawnionego organu. Osobę, która ma rzecz podlegającą wydaniu, wzywa się najpierw do dobrowolnego wydania.

W przypadku nagrań cyfrowych znaczenie ma również art. 236a K.p.k. Przepisy o zatrzymaniu rzeczy i przeszukaniu stosuje się odpowiednio do dysponenta albo użytkownika urządzenia zawierającego dane informatyczne lub systemu informatycznego. Obejmuje to np. rejestrator monitoringu, dysk, serwer, kartę pamięci albo inny nośnik, na którym zapisano obraz.

Jeżeli chodzi o szkołę publiczną albo inną jednostkę samorządową, dodatkowo trzeba pamiętać o art. 15 § 2 K.p.k. Instytucje państwowe i samorządowe są obowiązane, w zakresie swojego działania, udzielać pomocy organom prowadzącym postępowanie karne w terminie przez nie wyznaczonym. W praktyce oznacza to, że dyrektor szkoły nie powinien ignorować żądania policji, lecz powinien doprowadzić do bezpiecznego zabezpieczenia materiału.

Kto technicznie powinien wykonać kopię nagrania?

Przepisy nie zawierają szczegółowej instrukcji, kto ma kliknąć opcję eksportu pliku, przygotować pendrive albo wypalić płytę. Jeżeli administrator monitoringu ma dostęp do systemu i potrafi bezpiecznie wyeksportować wskazany fragment, w praktyce powinien udzielić organowi pomocy, zwłaszcza gdy bez tej pomocy przeprowadzenie czynności byłoby niemożliwe albo znacznie utrudnione.

Nie oznacza to jednak, że policja może przerzucić na dyrektora szkoły albo właściciela obiektu każdą czynność techniczną bez względu na jej zakres. Jeżeli wykonanie kopii wymaga wiedzy specjalistycznej, grozi utratą danych, wymaga demontażu rejestratora, złamania zabezpieczeń systemu albo zakupu sprzętu, rozsądne jest pisemne poinformowanie organu o przeszkodzie i poproszenie o przeprowadzenie czynności przez policję, biegłego, informatyka organu prowadzącego albo inną uprawnioną osobę.

Najbezpieczniej przekazać kopię wskazanego nagrania, a oryginalny zapis pozostawić nienaruszony na rejestratorze do czasu jego automatycznego nadpisania albo formalnego zabezpieczenia. Jeżeli organ żąda oryginalnego nośnika, powinno to zostać udokumentowane protokołem albo co najmniej pokwitowaniem. Przy zabezpieczeniu nośnika z nagraniem alternatywą bywa przechowanie u właściciela z obowiązkiem przedstawienia organowi na każde żądanie, jeżeli jest to wystarczające dla prawidłowego toku sprawy.

Jak prawidłowo zabezpieczyć i przekazać nagranie?

Najpierw warto poprosić funkcjonariusza o sprecyzowanie, jakiego materiału dotyczy żądanie: data, przedział godzinowy, numer kamery, miejsce zdarzenia, sygnatura albo numer sprawy oraz preferowany sposób przekazania pliku. Pozwala to uniknąć przekazania zbyt szerokiego zakresu danych osobowych osób postronnych.

Przygotowując kopię nagrania, należy zachować oryginalny plik bez edycji. Nie powinno się przycinać, poprawiać jakości, zmieniać formatu ani usuwać fragmentów nagrania, chyba że organ wyraźnie żąda wyłącznie eksportu konkretnego przedziału czasowego, a system monitoringu wykonuje taki eksport automatycznie bez ingerencji w treść pliku. Dobrą praktyką jest zapisanie informacji o nazwie pliku, dacie wykonania kopii, osobie wykonującej eksport, użytym nośniku i sposobie przekazania.

Jeżeli materiał jest przekazywany na nośniku fizycznym, warto żądać pokwitowania. Jeżeli organ dopuszcza przekazanie elektroniczne, należy zadbać o bezpieczny kanał transmisji, hasło przekazane inną drogą i potwierdzenie odbioru. W zwykłych sprawach najczęściej bezpieczniejsze jest przekazanie nośnika bezpośrednio funkcjonariuszowi albo w jednostce policji niż wysyłanie dużego pliku zwykłą pocztą elektroniczną.

Jakie uprawnienia ma osoba wydająca nagranie?

Jeżeli wydania nagrania żąda policja albo inny uprawniony organ działający we własnym zakresie, osoba wydająca materiał może niezwłocznie złożyć wniosek o sporządzenie i doręczenie postanowienia sądu lub prokuratora o zatwierdzeniu zatrzymania rzeczy. Organ powinien pouczyć o tym uprawnieniu, a doręczenie postanowienia powinno nastąpić w terminie 14 dni od zatrzymania rzeczy.

W razie odmowy dobrowolnego wydania rzeczy możliwe jest jej odebranie. Na postanowienie dotyczące przeszukania, zatrzymania rzeczy, dowodów rzeczowych oraz na inne czynności przysługuje zażalenie osobom, których prawa zostały naruszone. Jeżeli rzecz zatrzymano bez uprzedniego polecenia sądu lub prokuratora i nie nastąpiło zatwierdzenie czynności w ustawowym trybie, co do zasady należy ją zwrócić osobie uprawnionej, z uwzględnieniem reguł z art. 230 K.p.k.

W praktyce warto zachować kopię pisma policji, notatkę z rozmowy albo e-mail wskazujący żądany zakres nagrania. Na podstawie art. 217 § 4 K.p.k. wnioskodawca ma prawo żądać postanowienia; analogiczna procedura kontroli czynności może mieć znaczenie także wtedy, gdy w innej sprawie składany jest wniosek o zwrot zatrzymanej rzeczy.

Czy można odmówić wykonania kopii nagrania?

Sama niechęć do współpracy z policją nie jest wystarczającą podstawą odmowy. Jeżeli nagranie ma znaczenie dowodowe, a organ żąda jego wydania w ramach prowadzonego postępowania, administrator systemu powinien udzielić pomocy. Odmowa może skutkować przeprowadzeniem czynności odebrania rzeczy albo przeszukania, a w szczególnych sytuacjach także oceną, czy nie doszło do utrudniania postępowania.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której osoba wezwana obiektywnie nie potrafi wykonać kopii, nie ma dostępu administracyjnego do systemu, nie dysponuje nośnikiem, system wymaga specjalistycznego oprogramowania albo istnieje ryzyko utraty nagrania. Wtedy nie należy improwizować. Najbezpieczniej od razu poinformować policję na piśmie o przeszkodzie i zaproponować udostępnienie systemu funkcjonariuszom, informatykowi organu prowadzącego lub biegłemu.

Kto ponosi koszty zabezpieczenia nagrania?

Kodeks postępowania karnego nie reguluje wprost zwrotu drobnych kosztów ponoszonych przez administratora monitoringu przy wykonaniu kopii nagrania, np. kosztu płyty, pendrive’a albo czasu pracownika. W typowych przypadkach są to koszty organizacyjne związane z udzieleniem pomocy organowi prowadzącemu postępowanie.

Jeżeli jednak wykonanie żądania wymaga zakupu sprzętu, zlecenia usługi zewnętrznej, demontażu rejestratora albo udziału specjalisty, warto przed podjęciem czynności wystąpić do organu prowadzącego sprawę o pisemne wskazanie sposobu zabezpieczenia materiału. Można zaproponować, aby to policja dostarczyła nośnik, wykonała kopię na miejscu albo zabezpieczyła rejestrator protokolarnie.

W przypadku szkoły samorządowej praktycznym rozwiązaniem bywa zwrócenie się do organu prowadzącego, np. gminy lub miasta, o pomoc informatyka. Pozwala to szybciej zabezpieczyć dowód i ogranicza ryzyko przypadkowego uszkodzenia nagrania.

RODO a przekazanie nagrania policji

RODO nie jest podstawą do automatycznej odmowy przekazania nagrania organom ścigania. Jeżeli administrator ma prawny obowiązek współpracy z organem prowadzącym postępowanie, przekazanie materiału może opierać się na obowiązku prawnym, któremu podlega administrator, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Jednocześnie udostępnienie nagrania powinno być udokumentowane i ograniczone do zakresu niezbędnego dla sprawy.

W przypadku szkoły trzeba dodatkowo pamiętać o art. 108a Prawa oświatowego. Nagrania obrazu zawierające dane osobowe uczniów, pracowników lub innych osób szkoła przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje zasadniczo nie dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Jeżeli nagranie zostało zabezpieczone jako dowód, nie powinno być niszczone tylko dlatego, że upływa zwykły termin retencji przewidziany w regulaminie monitoringu.

Administrator powinien odnotować, komu, kiedy, na jakiej podstawie i jaki zakres nagrania przekazał. Nie należy przekazywać całego archiwum monitoringu, jeżeli organ żąda wyłącznie kilku minut z jednej kamery. Wykonać kopię nagrania i dostarczyć ją organom uprawnionym można tylko w zakresie potrzebnym do sprawy; zabezpieczanie nagrań przez policję ma swoje granice wynikające z celu czynności i zasady proporcjonalności.

Jak odpowiedzieć policji w praktyce?

Odpowiedź do policji powinna być krótka i konkretna. Warto wskazać, czy nagranie istnieje, czy zostało zabezpieczone przed nadpisaniem, jaki fragment może zostać przekazany, w jakim formacie zostanie przygotowany oraz czy potrzebna jest pomoc techniczna. Jeżeli żądanie jest zbyt ogólne, należy poprosić o doprecyzowanie daty, godziny, kamery albo miejsca zdarzenia.

Przykładowo można napisać: „W odpowiedzi na żądanie dotyczące zabezpieczenia nagrania z monitoringu informuję, że zapis z dnia ... z kamery ... został zabezpieczony przed nadpisaniem. Placówka może przygotować kopię wskazanego fragmentu w formacie generowanym przez system monitoringu. Prosimy o wskazanie sposobu przekazania nośnika oraz o potwierdzenie zakresu czasowego nagrania. W razie potrzeby udostępnimy rejestrator funkcjonariuszowi lub osobie wskazanej przez organ prowadzący postępowanie”.

FAQ

Czy policja może żądać nagrania z monitoringu bez postanowienia prokuratora?

W wypadkach niecierpiących zwłoki policja może żądać wydania rzeczy mogącej stanowić dowód. Osoba wydająca materiał może jednak złożyć wniosek o sporządzenie i doręczenie postanowienia sądu lub prokuratora o zatwierdzeniu zatrzymania rzeczy.

Czy szkoła musi sama nagrać materiał na pendrive?

Jeżeli szkoła ma techniczną możliwość bezpiecznego wykonania kopii wskazanego fragmentu, powinna współpracować z organem. Jeżeli nie ma kompetencji, dostępu albo sprzętu, powinna niezwłocznie poinformować o tym policję i poprosić o zabezpieczenie materiału przez organ lub osobę techniczną.

Czy można powołać się na RODO i odmówić policji?

Co do zasady nie. RODO nie wyłącza obowiązku współpracy z organami ścigania. Administrator powinien jednak zadbać o podstawę prawną, minimalizację danych, bezpieczne przekazanie pliku i dokumentację udostępnienia.

Czy trzeba przekazać cały dysk z rejestratora?

Nie zawsze. Jeżeli wystarczy kopia konkretnego fragmentu nagrania, zwykle należy przekazać właśnie ten fragment. Oryginalny nośnik może być potrzebny wtedy, gdy organ chce zbadać autentyczność nagrania, jego metadane albo ciągłość zapisu.

Czy administrator może żądać pokwitowania?

Tak. Wydanie nośnika albo innego przedmiotu powinno być udokumentowane. Warto dopilnować, aby potwierdzenie obejmowało datę, osobę odbierającą, oznaczenie sprawy i opis przekazanego materiału.

Co zrobić, gdy nagranie zaraz zostanie nadpisane?

Należy niezwłocznie zabezpieczyć wskazany fragment przed automatycznym skasowaniem, a jeśli administrator nie potrafi tego zrobić, powinien od razu poinformować policję o ryzyku utraty danych i poprosić o pilną czynność techniczną.

Podsumowanie

Policja może żądać nagrań z monitoringu, jeżeli mogą one stanowić dowód w sprawie, a szkoła, firma lub inny administrator systemu powinien udzielić organowi realnej pomocy. Nie oznacza to jednak obowiązku podejmowania ryzykownych czynności technicznych, przekazywania nadmiernego zakresu danych ani ponoszenia znacznych kosztów bez próby ustalenia sposobu działania z organem prowadzącym sprawę. Najbezpieczniej zabezpieczyć oryginalny zapis, przygotować kopię wskazanego fragmentu, udokumentować przekazanie i w razie wątpliwości wystąpić o pisemne doprecyzowanie żądania.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks postępowania karnego - Dz.U. 1997 nr 89 poz. 555, w szczególności art. 15, art. 217, art. 227-230, art. 236 i art. 236a.
2. Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. - Prawo oświatowe - Dz.U. 2017 poz. 59, w szczególności art. 108a.
3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 - RODO, w szczególności art. 6 ust. 1 lit. c.
4. Urząd Ochrony Danych Osobowych, wyjaśnienie dotyczące udostępniania obrazu z kamer Policji - uodo.gov.pl.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.