Zaświadczenie o niekaralności pracownika żłobka

Obowiązek niekaralności pracownika żłobka

Aktualne przepisy ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 przewidują szczególny wymóg niekaralności dla osób pracujących w żłobkach i klubach dziecięcych. Dotyczy on dyrektora żłobka, osoby kierującej pracą klubu dziecięcego, osoby fizycznej prowadzącej taką placówkę, opiekuna, pielęgniarki, położnej, wolontariusza oraz innej osoby zatrudnionej do wykonywania pracy lub świadczenia usług w żłobku albo klubie dziecięcym.

Taka osoba nie może figurować w bazie danych Rejestru Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym z dostępem ograniczonym ani być prawomocnie skazana za inne przestępstwo umyślne. Dodatkowo art. 18 ustawy wskazuje, że dyrektorem, osobą kierującą klubem, opiekunem, pielęgniarką, położną oraz wolontariuszem może być wyłącznie osoba, która między innymi nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwo umyślne.

Zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego służy więc nie tylko formalności kadrowej, ale sprawdzeniu, czy pracownik spełnia ustawowy warunek dopuszczenia do pracy przy opiece nad dziećmi. W praktyce warto wiedzieć, co trafia do Krajowego Rejestru Karnego, bo od tego zależy treść otrzymanej informacji o osobie.

Czy pracodawca może żądać zaświadczenia od obecnego pracownika?

Art. 15 ust. 5 ustawy o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 wprost mówi o przedstawieniu zaświadczenia przed podjęciem zatrudnienia. Nie oznacza to jednak, że obecny pracownik może ignorować ustawowy wymóg niekaralności. Jeżeli dana osoba pracuje w żłobku lub klubie dziecięcym albo ma być dopuszczona do czynności związanych z opieką nad dziećmi, pracodawca ma obowiązek upewnić się, że spełnia warunki wynikające z ustawy.

Żądanie dokumentu od osoby już zatrudnionej może być uzasadnione zwłaszcza wtedy, gdy w aktach osobowych nie ma wymaganych dokumentów, zmieniły się przepisy lub procedury ochrony małoletnich, pracownik ma zostać dopuszczony do nowych zadań z dziećmi albo pracodawca musi udokumentować spełnienie wymogów podczas kontroli. Nie powinno to jednak oznaczać dowolnego, nieograniczonego zbierania informacji o karalności bez podstawy prawnej i bez związku z pracą w placówce.

Jeżeli pracownik odmawia przedstawienia dokumentu wymaganego przepisami, pracodawca może uznać, że nie jest w stanie potwierdzić spełnienia warunków dopuszczenia do pracy. Skutki zależą od stanowiska, rodzaju umowy i konkretnego stanu faktycznego; w praktyce może to prowadzić do odsunięcia od zadań przy dzieciach, zmiany zakresu obowiązków albo rozwiązania umowy, jeżeli dalsze zatrudnienie na danym stanowisku jest niemożliwe.

Sprawdzenie w KRK i Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym

Trzeba odróżnić dwa rodzaje weryfikacji. Zaświadczenie albo informację z Krajowego Rejestru Karnego przedstawia osoba, której dotyczy sprawdzenie. Natomiast sprawdzenia w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym dokonuje pracodawca lub inny organizator działalności przed zatrudnieniem albo przed dopuszczeniem osoby do działalności związanej między innymi z opieką nad małoletnimi.

Ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich nakłada na pracodawcę obowiązek sprawdzenia, czy dane osoby są zamieszczone w Rejestrze z dostępem ograniczonym albo w rejestrze osób, wobec których Państwowa Komisja wydała postanowienie o wpisie. Jednocześnie osoba mająca pracować z małoletnimi przedstawia informację z KRK w zakresie określonych kategorii przestępstw, między innymi przeciwko życiu i zdrowiu, wolności seksualnej i obyczajności, handlowi ludźmi, znęcaniu się oraz przestępstwom z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii.

Jeżeli pracownik ma obywatelstwo innego państwa albo mieszkał w ciągu ostatnich 20 lat poza Polską i poza państwem obywatelstwa, mogą dojść dodatkowe dokumenty z rejestrów karnych tych państw albo odpowiednie oświadczenia. Oświadczenia wymagane przez ustawę składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Informacje uzyskane w procedurze sprawdzania powinny być wykorzystywane tylko w celu przewidzianym przepisami, czyli dla ochrony dzieci i potwierdzenia ustawowych warunków zatrudnienia. Pracodawca nie ma prawa gromadzić szerszych danych o karalności niż te, których wymagają przepisy.

Wyrok w zawieszeniu a zatarcie skazania

Sam fakt, że kara pozbawienia wolności została orzeczona z warunkowym zawieszeniem jej wykonania, nie oznacza, że skazanie jest niewidoczne w KRK od razu po wyroku. Dopóki skazanie nie ulegnie zatarciu, osoba nadal jest osobą skazaną prawomocnym wyrokiem, a przy przestępstwie umyślnym może to wykluczać pracę na stanowiskach objętych wymogiem niekaralności.

Aktualnie art. 76 K.k. stanowi, że przy karze z warunkowym zawieszeniem wykonania skazanie ulega zatarciu z mocy prawa z upływem roku od zakończenia okresu próby. Zatarcie nie może jednak nastąpić przed wykonaniem, darowaniem albo przedawnieniem wykonania grzywny, środka karnego, przepadku lub środka kompensacyjnego, a także przed wykonaniem środka zabezpieczającego.

Po zatarciu skazania uważa się je za niebyłe, a wpis powinien zostać usunięty z KRK. To właśnie dlatego skutki zatarcia skazania mają praktyczne znaczenie także przy zaświadczeniu o niekaralności dla pracodawcy. Jeżeli termin zatarcia przypadał według wcześniejszych przepisów albo w sprawie orzeczono dodatkowe obowiązki, grzywnę lub środki karne, datę zatarcia trzeba sprawdzić indywidualnie.

Co, jeśli zaświadczenie wykaże skazanie?

Jeżeli zaświadczenie z KRK wykaże prawomocne, niezatarte skazanie za przestępstwo umyślne, osoba nie spełnia warunku niekaralności przewidzianego w ustawie o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. W takiej sytuacji pracodawca nie powinien dopuścić jej do pracy lub świadczenia usług w żłobku albo klubie dziecięcym w zakresie objętym ustawą.

Jeżeli sprawa dotyczy osoby już zatrudnionej, dalsze postępowanie zależy od treści wyroku, stanowiska, możliwości powierzenia innych zadań i podstawy zatrudnienia. Utrata ustawowego warunku do pracy z dziećmi może stanowić przyczynę rozwiązania umowy, ale pracodawca powinien ocenić sprawę starannie i zgodnie z przepisami prawa pracy.

Przepisy ochrony małoletnich przewidują także sankcje za dopuszczenie do pracy osoby bez wymaganej weryfikacji albo osoby, co do której wiadomo, że figuruje w odpowiednim rejestrze lub została prawomocnie skazana za określone przestępstwa. W określonych przypadkach grozi za to co najmniej grzywna, a przy naruszeniu zakazu zajmowania stanowisk lub wykonywania działalności związanej z opieką nad małoletnimi nawet odpowiedzialność karna.

FAQ

Podsumowanie

Pracodawca prowadzący żłobek lub klub dziecięcy może wymagać dokumentów potwierdzających niekaralność osób pracujących z dziećmi, ponieważ jest to warunek ustawowy. Trzeba jednak odróżnić zaświadczenie z KRK od sprawdzenia w Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym. Pierwszy dokument przedstawia pracownik lub kandydat, a drugiej weryfikacji dokonuje pracodawca w zakresie wynikającym z przepisów.

W przypadku wcześniejszego wyroku kluczowe znaczenie ma to, czy skazanie jest jeszcze widoczne w KRK i czy uległo zatarciu. Jeżeli skazanie za przestępstwo umyślne nie jest zatarte, może uniemożliwiać pracę w żłobku. Jeżeli zostało zatarte, co do zasady uważa się je za niebyłe, ale szczegóły zawsze zależą od treści wyroku i wykonania orzeczonych obowiązków.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 - Dz.U. 2025 poz. 798.

2. Ustawa z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich - Dz.U. 2026 poz. 110.

3. Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny - Dz.U. 2025 poz. 383.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.