Błąd w KRK po zatarciu skazania – jak usunąć wpis?

Informacja z Krajowego Rejestru Karnego powinna odzwierciedlać aktualny stan prawny. Jeżeli skazanie rzeczywiście uległo zatarciu, osoba skazana jest w świetle prawa traktowana tak, jakby nie była skazana. Dalsze wykazywanie tego skazania w KRK może więc oznaczać błąd wymagający niezwłocznego wyjaśnienia.

Nie każdy widoczny wpis jest jednak wynikiem pomyłki pracownika rejestru. Częstą przyczyną problemu jest nieprawidłowe obliczenie terminu zatarcia, brak informacji o wykonaniu grzywny lub środka karnego, inne niezatarte skazanie albo nieprzekazanie aktualnych danych przez sąd. Dlatego przed wysłaniem żądania usunięcia wpisu trzeba odtworzyć pełny przebieg wykonania wyroku.

Artykuł dotyczy wyłącznie Krajowego Rejestru Karnego. Nie odnosi się do danych przetwarzanych w policyjnych systemach informacyjnych, w tym do notowań, które mogą podlegać odrębnym zasadom.

Błąd w KRK po zatarciu skazania – jak usunąć wpis? – najważniejsze informacje

Kiedy taki problem pojawia się w praktyce?

Problem najczęściej ujawnia się wtedy, gdy osoba zamawia informację o sobie z KRK w związku z rekrutacją do pracy, postępowaniem administracyjnym, przetargiem, uzyskaniem zezwolenia albo wykonywaniem zawodu wymagającego niekaralności. Zamiast adnotacji, że osoba nie figuruje w rejestrze, dokument nadal zawiera dane o dawnym wyroku.

Do typowych przyczyn takiej sytuacji należą:

• brak przekazania do KRK informacji o wykonaniu kary, grzywny, środka karnego lub środka kompensacyjnego,
• błędna data wykonania kary zapisana w systemie,
• brak zawiadomienia o sądowym zarządzeniu zatarcia skazania,
• nieuwzględnienie umorzenia, uchylenia albo zmiany wcześniejszego orzeczenia,
• omyłka w danych osobowych lub przypisanie informacji dotyczącej innej osoby,
• istnienie drugiego skazania, które powoduje konieczność jednoczesnego zatarcia wszystkich skazań,
• mylenie upływu czasu od wydania wyroku z upływem czasu od wykonania kary,
• niewykonanie grzywny, zakazu, obowiązku naprawienia szkody albo innego środka, który blokuje zatarcie.

Jeżeli zatarcie następuje z mocy prawa, nie jest konieczne wcześniejsze uzyskanie osobnego postanowienia sądu. Wpis powinien zostać usunięty po spełnieniu wszystkich ustawowych warunków. W praktyce do opóźnienia może jednak dojść, gdy rejestr nie posiada kompletnej informacji o wykonaniu orzeczenia.

Od czego zależy ocena prawna?

Najważniejsze znaczenie mają rodzaj orzeczonej kary, data jej wykonania, okres próby, wykonanie dodatkowych środków oraz ewentualne inne skazania. Nie wystarczy sprawdzić, kiedy wyrok stał się prawomocny. W wielu przypadkach termin zatarcia rozpoczyna się dopiero od wykonania, darowania albo przedawnienia wykonania kary.

Przykładowo skazanie na grzywnę co do zasady zaciera się po roku od wykonania lub darowania kary albo od przedawnienia jej wykonania. Przy karze ograniczenia wolności zasadniczy termin wynosi trzy lata, a przy karze pozbawienia wolności – dziesięć lat. W określonych przypadkach sąd może zarządzić wcześniejsze zatarcie skazania na karę pozbawienia wolności, ale wymaga to złożenia odrębnego wniosku i spełnienia warunków ustawowych.

Przy karze pozbawienia wolności z warunkowym zawieszeniem jej wykonania zatarcie następuje zasadniczo z upływem roku od zakończenia okresu próby. Nie nastąpi jednak przed wykonaniem, darowaniem albo przedawnieniem wykonania orzeczonej grzywny, środka karnego, przepadku lub środka kompensacyjnego ani przed wykonaniem środka zabezpieczającego.

Jeżeli dana osoba była skazana kilka razy, trzeba zbadać art. 108 Kodeksu karnego. W przypadkach wskazanych w tym przepisie dopuszczalne jest wyłącznie jednoczesne zatarcie wszystkich skazań. Nawet jeśli termin dotyczący jednego wyroku już upłynął, wpis może pozostać prawidłowy z powodu innego niezatartego skazania.

Podstawa prawna i kwalifikacja sprawy

Przepisy, które najczęściej mają znaczenie

Podstawową zasadę określa art. 106 Kodeksu karnego. Z chwilą zatarcia skazania uważa się je za niebyłe, a wpis o skazaniu usuwa się z rejestru skazanych. Oznacza to nie tylko techniczne wykreślenie danych, lecz także powstanie prawnej fikcji niekaralności.

Terminy i warunki zatarcia wynikają przede wszystkim z:

• art. 76 Kodeksu karnego – w przypadku skazania z warunkowym zawieszeniem wykonania kary,
• art. 106–108 Kodeksu karnego – w odniesieniu do skutków, terminów i jednoczesnego zatarcia kilku skazań,
• art. 14 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym – określającego przypadki usunięcia danych z rejestru,
• art. 18 ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym – dotyczącego postępowania w razie prawdopodobieństwa wprowadzenia danych sprzecznych z orzeczeniem lub aktami,
• art. 21b ustawy o Krajowym Rejestrze Karnym – dotyczącego żądania ponownej informacji z rejestru w przypadku informacji udzielonej niezgodnie z zakresem zapytania,
• przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego – stosowanych w postępowaniach prowadzonych na podstawie ustawy o KRK.

W sprawach karnych skarbowych terminy mogą wymagać zastosowania przepisów Kodeksu karnego skarbowego. Szersze omówienie tego zagadnienia zawiera artykuł dotyczący zatarcia skazania za przestępstwo skarbowe.

Zatarcia nie należy mylić z przedawnieniem karalności czynu. Przedawnienie może uniemożliwić wszczęcie albo kontynuowanie postępowania o określony czyn, natomiast zatarcie dotyczy skutków prawomocnego skazania. Różnicę tę dobrze ilustruje zagadnienie, jakim jest przedawnienie kradzieży.

Co organ musi ustalić?

Biuro Informacyjne KRK powinno ustalić, czy zatarcie rzeczywiście nastąpiło oraz czy dane zapisane w rejestrze odpowiadają dokumentom źródłowym. W szczególności należy sprawdzić:

• datę prawomocności wyroku,
• rodzaj i wymiar kary,
• datę wykonania, darowania albo przedawnienia wykonania kary,
• zakończenie okresu próby,
• wykonanie grzywny, przepadku, środków karnych i kompensacyjnych,
• wykonanie środka zabezpieczającego,
• istnienie innych skazań podlegających jednoczesnemu zatarciu,
• treść ewentualnego postanowienia o wcześniejszym zatarciu,
• zgodność danych osobowych i sygnatury sprawy.

Jeżeli istnieje prawdopodobieństwo, że wprowadzono dane sprzeczne z orzeczeniem albo nieodpowiadające zapisom w aktach, art. 18 ustawy o KRK przewiduje postępowanie mające ustalić prawidłowe dane. Sprostowanie oczywistego błędu pisarskiego lub innej omyłki może nastąpić bez pełnego postępowania, jeżeli jest dokonywane z urzędu albo jest zgodne z żądaniem strony.

Odrębnej analizy wymaga przypadek określany jako skazanie za granicą a wpis w polskim rejestrze. W takim przypadku znaczenie mogą mieć przepisy państwa skazania, zasady wymiany informacji między rejestrami oraz zakres danych przekazanych Polsce.

Jakie konsekwencje grożą w praktyce?

Kara, środki karne, obowiązki albo koszty

Sam błąd w KRK nie powoduje nałożenia na zainteresowanego nowej kary. Może jednak wskazywać, że według danych rejestru nie zakończono wykonania wcześniejszego orzeczenia. Jeżeli rzeczywiście pozostała niezapłacona grzywna, niewykonany zakaz, obowiązek naprawienia szkody lub środek kompensacyjny, problemu nie rozwiąże samo żądanie usunięcia wpisu. Najpierw trzeba ustalić status wykonania danego obowiązku.

Jeżeli obowiązek został wykonany, lecz informacja nie dotarła do KRK, należy uzyskać dokument potwierdzający wykonanie. Może to być zaświadczenie sądu, potwierdzenie zapłaty, postanowienie sądu wykonawczego, informacja o zakończeniu kary ograniczenia wolności albo dokument potwierdzający upływ zakazu.

Za wydanie standardowej informacji o osobie z KRK pobierana jest opłata. Według aktualnych zasad informacja uzyskiwana tradycyjnie kosztuje 30 zł, a informacja elektroniczna w systemie e-KRK – 20 zł. Samo zgłoszenie błędu i żądanie jego wyjaśnienia nie jest kolejnym płatnym zamówieniem zaświadczenia. Ustawa przewiduje także, że za ponowną informację wydawaną w trybie art. 21b nie pobiera się opłaty.

Skutki poboczne dla pracy, prawa jazdy, rodziny albo KRK

Nieprawidłowa informacja może spowodować odmowę zatrudnienia na stanowisku wymagającym niekaralności, niedopuszczenie do przetargu, odmowę wydania zezwolenia, komplikacje przy powołaniu do organu spółki albo opóźnienie postępowania urzędowego. W takich sytuacjach warto równolegle poprosić pracodawcę lub organ o przedłużenie terminu na dostarczenie prawidłowego zaświadczenia.

Po zatarciu skazania osoba może co do zasady oświadczyć, że nie była karana, ponieważ skazanie uważa się za niebyłe. Nie należy jednak przerabiać otrzymanego zaświadczenia ani przedstawiać dokumentu w sposób mogący wprowadzać odbiorcę w błąd. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przekazanie informacji, że treść dokumentu została zakwestionowana i trwa procedura wyjaśniająca.

Błędny wpis w KRK co do zasady nie powoduje automatycznego zatrzymania prawa jazdy ani ponownego uruchomienia wykonanej kary. Może jednak wpływać na postępowania, w których organ bada niekaralność albo wcześniejsze skazania. Znaczenie zależy od rodzaju sprawy i podstawy prawnej żądania informacji.

Należy również odróżnić skazanie od innych procedur, które nie przesądzają o karalności. Samo wszczęcie procedury przemocy domowej nie oznacza wpisu do rejestru skazanych. Zależność tę szerzej wyjaśnia artykuł niebieska karta a krk.

Co zrobić po otrzymaniu wezwania, pisma albo decyzji?

Jakie dowody zabezpieczyć?

Pierwszym krokiem powinno być zachowanie otrzymanej informacji z KRK w oryginalnej postaci. W przypadku dokumentu elektronicznego należy zachować oryginalny plik XML oraz potwierdzenie złożenia i opłacenia wniosku. Sam wydruk wizualizacji dokumentu elektronicznego nie zastępuje jego oryginalnej postaci elektronicznej.

Następnie trzeba zgromadzić dokumenty pozwalające odtworzyć historię wykonania wyroku. Najczęściej przydatne są:

• odpis prawomocnego wyroku,
• postanowienie o zarządzeniu wcześniejszego zatarcia skazania, jeżeli zostało wydane,
• zaświadczenie o wykonaniu kary pozbawienia wolności lub ograniczenia wolności,
• potwierdzenie zapłaty grzywny i kosztów,
• postanowienie o umorzeniu należności, rozłożeniu jej na raty lub zakończeniu postępowania wykonawczego,
• dokument potwierdzający wykonanie obowiązku naprawienia szkody lub zadośćuczynienia,
• informacja o zakończeniu obowiązywania zakazu,
• korespondencja z sądem wykonującym orzeczenie,
• kopie wcześniejszych informacji z KRK, jeżeli były prawidłowe,
• dokumenty dotyczące innych skazań, jeżeli takie występowały.

Jeżeli zainteresowany nie posiada odpowiednich dokumentów, może wystąpić do sądu, który wydał wyrok albo prowadził postępowanie wykonawcze, o wydanie odpisów i zaświadczeń. W piśmie należy wskazać sygnaturę sprawy i dokładnie opisać, jaki fakt ma zostać potwierdzony, na przykład datę wykonania grzywny albo zakończenia kary ograniczenia wolności.

Kiedy składać wyjaśnienia, wniosek albo odwołanie?

Żądanie sprawdzenia i usunięcia danych należy złożyć niezwłocznie po stwierdzeniu błędu. Przepisy nie ustanawiają krótkiego terminu, po którego upływie zainteresowany traci możliwość zgłoszenia nieprawidłowości, ale zwłoka może pogłębiać skutki w zatrudnieniu lub postępowaniu administracyjnym.

Pismo należy skierować do:

Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego
ul. Czerniakowska 100
00-454 Warszawa

Można je złożyć w siedzibie Biura albo przesłać pocztą. Dla celów dowodowych warto wybrać przesyłkę rejestrowaną. Zwykła wiadomość e-mail nie jest odpowiednim sposobem uzyskania informacji o danych konkretnej osoby, ponieważ nie pozwala na wystarczające potwierdzenie jej tożsamości.

W piśmie należy zamieścić:

• nazwisko, w tym nazwiska poprzednie lub przybrane,
• imiona i nazwisko rodowe,
• datę i miejsce urodzenia,
• imiona rodziców i nazwisko rodowe matki,
• adres zamieszkania, obywatelstwo i numer PESEL,
• sygnaturę sprawy, sąd i datę wyroku,
• opis wykrytej nieprawidłowości,
• wyliczenie terminu zatarcia,
• żądanie przeprowadzenia postępowania na podstawie art. 18 ustawy o KRK, jeżeli dane są sprzeczne z orzeczeniem lub aktami,
• żądanie usunięcia danych na podstawie art. 14 ustawy o KRK, jeżeli skazanie uległo zatarciu,
• listę załączonych dokumentów,
• własnoręczny podpis.

Praktyczne żądanie może obejmować sprawdzenie, czy rejestr nadal przetwarza dane dotyczące wskazanego skazania, ustalenie przyczyny dalszego wykazywania wpisu, sprostowanie danych, usunięcie wpisu oraz pisemne potwierdzenie wykonania tych czynności.

Jeżeli problem polega na tym, że wydana informacja obejmuje dane niezgodne z zakresem złożonego zapytania, można złożyć żądanie ponownej informacji na podstawie art. 21b ustawy o KRK. Należy wskazać dane uznawane za niezgodne z zakresem zapytania. Za wydanie takiej ponownej informacji nie pobiera się opłaty.

Informacja z KRK jest zaświadczeniem w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego. Zaświadczenie powinno zostać wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni. Termin ten dotyczy wydania zaświadczenia, natomiast postępowanie wyjaśniające dotyczące sprostowania danych może wymagać uzyskania dokumentów z sądu i trwać dłużej.

Jeżeli Biuro wezwie do uzupełnienia danych albo przedstawienia dokumentów, należy odpowiedzieć w terminie wskazanym w wezwaniu. Brak odpowiedzi może spowodować pozostawienie pisma bez rozpoznania albo wydanie rozstrzygnięcia na podstawie niepełnego materiału.

Jeżeli sprawa kończy się decyzją odmawiającą sprostowania, należy dokładnie przeczytać pouczenie. Do postępowań na podstawie ustawy o KRK stosuje się Kodeks postępowania administracyjnego. Od decyzji wydanej w pierwszej instancji przez ministra zamiast zwykłego odwołania przysługuje wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy. Termin na wniesienie środka dotyczącego decyzji wynosi co do zasady 14 dni od jej doręczenia.

Jeżeli odmowa wydania zaświadczenia o żądanej treści nastąpi w formie postanowienia, art. 219 Kodeksu postępowania administracyjnego przewiduje zażalenie. Termin na wniesienie zażalenia wynosi co do zasady siedem dni od doręczenia postanowienia. Rozstrzygnięcie powinno zawierać dokładne pouczenie o właściwym środku, terminie i sposobie jego wniesienia.

FAQ

Czy zatarte skazanie jest automatycznie usuwane z KRK?

Tak. Jeżeli zostały spełnione wszystkie warunki zatarcia z mocy prawa, dane powinny zostać usunięte bez składania osobnego wniosku. Pismo jest potrzebne wtedy, gdy wpis mimo to nadal występuje albo zainteresowany chce sprawdzić stan danych.

Czy muszę mieć postanowienie sądu o zatarciu skazania?

Nie zawsze. Przy zatarciu z mocy prawa osobne postanowienie nie jest wymagane. Postanowienie jest potrzebne, gdy wcześniejsze zatarcie zależy od decyzji sądu, na przykład w przypadku wniosku skazanego złożonego na podstawie art. 107 § 2 Kodeksu karnego.

Co zrobić, gdy nie mam dokumentu potwierdzającego wykonanie kary?

Należy zwrócić się do sądu prowadzącego postępowanie wykonawcze o odpis odpowiedniego postanowienia albo zaświadczenie wskazujące datę wykonania kary, zapłaty grzywny, zakończenia ograniczenia wolności lub wykonania środka.

Czy do zgłoszenia błędu wystarczy zwykły e-mail?

Zwykły e-mail nie pozwala zazwyczaj na skuteczne potwierdzenie tożsamości osoby, której dotyczą dane. Bezpieczniej złożyć własnoręcznie podpisane pismo w Biurze Informacyjnym KRK albo wysłać je przesyłką rejestrowaną.

Ile czasu ma KRK na poprawienie błędu?

Przepisy nie ustanawiają jednego szczególnego terminu na zakończenie każdego postępowania dotyczącego sprostowania danych. Standardowe zaświadczenie powinno zostać wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w siedem dni, ale postępowanie wyjaśniające może potrwać dłużej, zwłaszcza gdy trzeba uzyskać dokumentację z sądu.

Czy po zatarciu mogę oświadczyć, że jestem osobą niekaraną?

Co do zasady tak. Skazanie zatarte uważa się za niebyłe. Trzeba jednak mieć pewność, że zatarcie rzeczywiście nastąpiło, w szczególności że wykonano wszystkie kary i środki oraz nie istnieje inne skazanie blokujące jednoczesne zatarcie.

Czy błędny wpis może uniemożliwić podjęcie pracy?

Może wywołać taki skutek praktyczny, jeżeli pracodawca ma ustawowe prawo żądać potwierdzenia niekaralności. Warto wtedy niezwłocznie wszcząć procedurę wyjaśniającą i poprosić pracodawcę o dodatkowy termin na przedstawienie poprawionej informacji.

Czy ponowna informacja z KRK jest płatna?

Jeżeli składane jest żądanie ponownej informacji w szczególnym trybie art. 21b ustawy o KRK, nie pobiera się za nią opłaty. Zamówienie zwykłego nowego zaświadczenia podlega standardowej opłacie.

Podsumowanie

Jeżeli po zatarciu skazania wpis nadal znajduje się w KRK, należy najpierw potwierdzić datę wykonania wszystkich elementów wyroku i sprawdzić, czy nie istnieje inne niezatarte skazanie. Następnie trzeba skierować do Biura Informacyjnego KRK podpisane żądanie sprawdzenia, sprostowania i usunięcia danych, dołączając odpis wyroku oraz dokumenty wykonawcze.

W razie odmowy nie należy ograniczać się do kolejnego ogólnego pisma. Trzeba wykorzystać środek zaskarżenia wskazany w pouczeniu i dochować terminu, który w zależności od rodzaju rozstrzygnięcia wynosi co do zasady 14 albo 7 dni. Ocena zasadności usunięcia wpisu zawsze zależy od treści wyroku, historii jego wykonania i ewentualnych innych skazań.

Źródła

• Ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny, w szczególności art. 76 i art. 106–108.
• Ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym, w szczególności art. 2, art. 4, art. 9, art. 14, art. 18, art. 21b, art. 23 i art. 24.
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 127, art. 129, art. 141 oraz art. 217–219.
• Oficjalne informacje Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego publikowane w serwisie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.